7 Cara Meningkatkan Respon Rate Tracer Study Perguruan Tinggi di Indonesia

Tracer study adalah alat penting yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk mengukur hasil dari proses pendidikan terhadap karier lulusan mereka. Melalui tracer study, perguruan tinggi dapat memperoleh data berharga mengenai penempatan kerja, bidang pekerjaan, gaji awal, dan perkembangan karier alumni. Namun, salah satu tantangan utama dalam pelaksanaan tracer study adalah rendahnya respon rate dari alumni. Berikut adalah tujuh cara yang telah diterapkan oleh berbagai perguruan tinggi di Indonesia untuk meningkatkan respon rate tracer study:

1. Komunikasi yang Efektif Perguruan tinggi seperti Universitas Indonesia (UI) menggunakan berbagai saluran komunikasi untuk menjangkau alumni. Menggabungkan email, pesan teks, dan media sosial telah terbukti efektif. Selain itu, UI juga mengirimkan pengingat berkala untuk memastikan alumni menyadari pentingnya partisipasi mereka dalam survei. Melibatkan alumni dalam komunikasi dua arah dapat membuat mereka merasa lebih dihargai dan lebih cenderung untuk merespon.
2. Incentive dan Penghargaan Memberikan insentif adalah salah satu cara yang efektif untuk meningkatkan respon rate. Institut Teknologi Bandung (ITB) memberikan voucher belanja atau akses gratis ke seminar online sebagai bentuk apresiasi kepada alumni yang berpartisipasi dalam survei. Insentif ini memberikan motivasi tambahan bagi alumni untuk meluangkan waktu dalam mengisi survei tracer study.
3. Sederhanakan Survei Memastikan survei mudah diisi dan tidak memakan waktu lama adalah kunci lain dalam meningkatkan respon rate. Universitas Gadjah Mada (UGM) telah melakukan ini dengan merancang survei yang ringkas dan langsung ke inti pertanyaan yang dibutuhkan. Mereka juga menggunakan platform digital yang user-friendly, sehingga alumni dapat dengan mudah mengisi survei melalui perangkat mobile atau komputer.
4. Waktu Pengiriman yang Tepat Menentukan waktu yang tepat untuk mengirimkan survei juga sangat penting. Universitas Diponegoro (UNDIP) melakukan penelitian kecil untuk menentukan waktu yang paling efektif untuk mengirimkan survei, dan menemukan bahwa akhir pekan adalah waktu yang paling baik karena alumni lebih mungkin memiliki waktu luang. Menghindari periode sibuk seperti musim liburan atau akhir tahun ajaran juga membantu meningkatkan peluang survei direspon.
5. Penggunaan Media Sosial Media sosial adalah alat yang sangat efektif dalam menjangkau alumni. Universitas Airlangga (UNAIR) menggunakan platform seperti LinkedIn, Facebook, dan Instagram untuk mempromosikan survei mereka. Dengan memanfaatkan grup alumni dan halaman resmi universitas, UNAIR dapat menjangkau lebih banyak alumni dengan cara yang lebih personal dan langsung.
6. Keterlibatan Alumni Mengajak alumni yang berprestasi untuk membantu menyebarkan survei dapat meningkatkan respon rate secara signifikan. Universitas Bina Nusantara (BINUS) melibatkan alumni yang telah sukses dalam karier mereka untuk menjadi duta tracer study. Alumni ini tidak hanya membantu menyebarkan survei, tetapi juga berbagi pengalaman mereka dan pentingnya berpartisipasi dalam tracer study kepada sesama alumni.
7. Follow-Up Tindak lanjut adalah langkah penting yang tidak boleh diabaikan. Universitas Padjadjaran (UNPAD) melakukan follow-up secara rutin melalui email dan pesan teks untuk mengingatkan alumni yang belum merespon. Tindak lanjut ini sering kali menjadi dorongan terakhir yang dibutuhkan alumni untuk akhirnya mengisi survei. Menyediakan kontak yang mudah dihubungi untuk bantuan juga meningkatkan kemungkinan alumni menyelesaikan survei.

Dengan menerapkan strategi-strategi ini, perguruan tinggi di Indonesia dapat meningkatkan partisipasi alumni dalam tracer study mereka. Peningkatan respon rate tidak hanya memberikan data yang lebih akurat dan komprehensif, tetapi juga membantu perguruan tinggi dalam memperbaiki kurikulum, membangun jaringan alumni, dan menjalin kemitraan strategis dengan industri. Hasil tracer study yang baik juga berkontribusi pada proses akreditasi dan peningkatan reputasi perguruan tinggi, sehingga menarik lebih banyak calon mahasiswa dan meningkatkan kualitas pendidikan di masa depan.